秘书的办事技巧有哪些

  随着社会越来越多元化的发展，秘书行业也在不断进行着改进。现代秘书工作不仅由传统秘书偏重办文的“文字型”秘书转变为办文、办会、办事以及出谋献策、处理信息等多种职能集于一身的综合性秘书，而且涉及的领域越来越广。
  劳动和社会保障部颁布的《秘书职业技能标准》中给秘书下了一个定义，即秘书是专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策实施服务的人员。
  一、办公室业务与秘书职能
  （一）办公室基本业务
  机关办公室的工作，有政务服务和事务服务两个方面，政务服务是指办文、办会、文档管理、代拟文稿、综合协调等；事务服务主要是大量的后勤服务保障工作。由于每个组织的性质不同，所涵盖的工作范围不同，所以对于办公室的业务来说也各有相同点和不同点。从宏观方面来说，办公室基本业务包括：接待来访者工作、办公室环境管理、办公室日常事务管理、办公用品与设备的使用和管理、信息管理、文书拟写与处理以及辅助领导完成各项工作等各个方面。办公室日常工作包括：值班工作、印信管理、办公室活动安排等三大方面。
  （二）秘书的基本职能
  秘书的基本职能，是对秘书机构，秘书职位基本职责与权限的粗线条勾勒，它可以给我们一个秘书职能作用的大体轮廓，对秘书工作具有宏观指导价值。在不同的领域与机构内秘书的基本职能侧重点各有不同，根据当前秘书工作的一般现状，基本职能可分为这几个方面：办理文书职能、信息管理职能、督促检查功能、综合协调的职能、参谋辅助职能、后勤保障的职能。
  二、秘书如何提高办事能力
  （一）秘书办事应具备的能力素质
  1.语言能力。说话能力与办事的成功率有直接的联系。上传下达、接待来客来访、洽谈工作等等，都离不开说话，会说话是办事成功的一个基本条件，也是处理好各种关系所需要具备的重要能力之一。会说话，要做到口齿清晰，表达准确、态度诚恳。同时还要有点说话的基本艺术：感染力、说服力、礼貌、等等。2.交际能力。“世事洞明皆学问，人情练达即文章”，一个秘书如果很善于交际，使人很容易接近，那么、办事的成功率就比较高。秘书的交际能力，多半是体现在工作的协调中。尤其要处理好与领导的关系。3.调查研究能力。没有调查就没有发言权，调查研究是秘书所必须具备的能力之一。只有深入地调查并进行研究，才能提供给领导完整可靠的依据，帮助领导做出决策、制定政策。4.分析和驾驭能力。秘书常常要面对千头万绪、繁杂紧迫的情况，要把事物迅速归纳，分清轻重缓急，把事物分别办理得清楚顺当，这就需要具备分析和驾驭事物的能力。
  （二）掌握好秘书办事的重点
  1.理解领导意图，让领导满意
  很多领导在向秘书交办事项时，都习惯于“言简意赅”的表达自己的意思，有时的意思一听就明白，可有时却让人摸不着头脑，这就需要秘书全面领会，细细去揣摩领导的意愿。
  例如：上司与人说话时不抬头，不看人。这是一种不良征兆——轻视下属，认为此人无能；手指并拢，双手构成金字塔形状，指尖对着前方——一定要驳回对方的示意。
  2.处理好领导交办事项
  （1）接受工作任务弄清“三要素”。一是内容，办什么事；二是时限，什么时间完成；三是要求，工作质量等。
  （2）优化办事成果“三比较”。办事的目的是为了取得好的结果，缩小或排除坏的结果，因而办事的全过程也是趋利避害的过程。
  （3）把握好办事“三形式”。在领导科学这门课程中曾经讲过办事有三种形式：单一办事，即在一定时间内完成一项工作；交叉办事，同时受领两项工作任务或者两位领导分别赋予不同任务，需要在同一时间或交叉时间内完成；穿插办事，即三项以上工作任务穿插在同一时间流程中进行。
  （4）检验办事效率“三标准”。工作质量，即是否达到了领导的要求；工作速度，有没有超过规定的时间；办事过程中有没有对社会产生不良影响。
  （5）向领导复明“三注意”。一是注意不要失真，二要注意不可吹嘘，不借机自我夸耀，三要注意不邀利。
  3.办好请办事项
  做好请办工作，秘书人员和部门要事先调查了解清楚情况，认真地进行分析和研究，提出可行的工作建议，并且通过科学的方式和程序，使领导对请办建议表示赞同，以体现出秘书人员在工作中的参谋助手作用。
  4.明确秘书办事禁忌
  《办事之忌—秘书禁忌系列谈之一》提出秘书办事八项禁忌：不守信用、虎头蛇尾、拖拖拉拉、急于求成、粗心大意、推诿躲闪、固执己见、不守时间。这几条禁忌对于一个高素质的秘书来说并不难办到，也不需要刻意的去学习，只需在平时的工作生活中做到细心谨慎，提高自己的责任感就能避免去触碰这些禁忌，产生不必要的麻烦。
  三、如何解决秘书“办事”过程中遇到的问题
  （一）什么问题
  当一项工作在实施过程当中遇到困难不能继续前进时，首先要做的就是搞清楚出现的是什么问题，是什么导致的以及根源是什么。只有明白是什么问题，才可能去好好的分析从而加以解决。
  （二）分析问题
  搞清楚问题所在之后，就要对问题加以分析。分析问题时要从各个方面去分析，包括内外因，主观以及客观，表面现象和本质原因。只有对一个问题分析清楚了，才能对症下药，一针见血的去解决，若是一直在一些无关紧要的问题上下功夫，而忽视其直接的本质原因，就只会浪费人力物力财力，而解决不了根本的问题。
  （三）选择恰当方法
  具体问题具体解决，有好的方法固然适用，但不能生搬硬套。解决问题，要考虑实际，要做到利益*大化，损失最小化。
  对于秘书来说，它不像其他职业那样具有专业性，涉及方面非常之广，因此是一个难度非常大的职业。办事作为秘书日常工作的主要方面，更是杂而广，如何办好事、办大事、巧办事就显得尤为重要。因此，秘书就要不断地学习，在一件又一件的工作中积累经验，充实自己，认真对待每一件事，始终以学习者的姿态去完成工作，只有这样，才能不断发展，成为一名具有高素质的合格秘书。